Wat moet er in een privacyverklaring staan?
De kans is groot dat u als ondernemer te maken krijgt met persoonsgegevens. Denk aan klantgegevens, sollicitatiebrieven, facturatie en websitebezoekers. De AVG verplicht u om daar helder over te zijn door middel van een privacyverklaring. Maar wat moet er precies in een privacyverklaring staan?
In een privacyverklaring moet duidelijk worden uitgelegd welke persoonsgegevens u verzamelt, met welk doel en hoe lang u deze gegevens bewaart. Ook moet u aangeven met wie de gegevens worden gedeeld, hoe ze worden beveiligd en welke rechten de betrokkenen hebben (zoals inzage, wijziging of verwijdering van hun gegevens). Verder moet u uw contactgegevens vermelden, zodat mensen vragen kunnen stellen over hun privacy.
Voorbeelden van gegevens die u kunt verzamelen zijn: naam en adres voor levering, e-mailadressen voor nieuwsbrieven, betaalgegevens voor facturatie, bezoekgegevens voor het verbeteren van uw website. Voor elk aspect moet concreet worden uitgelegd waarom het nodig is om de gegevens te verzamelen.
Geef bovendien per doel aan hoe lang u gegevens bewaart. Hiervoor hanteert u verschillende termijnen. Een zakelijke factuur bewaart u bijvoorbeeld zeven jaar voor de Belastingdienst, een sollicitatiebrief zonder vervolgafspraak vaak niet langer dan vier weken.
Uitleg van rechten
Verder moet u in de privacyverklaring duidelijk uitleggen welke rechten betrokkenen hebben en hoe zij die rechten kunnen uitoefenen. Het gaat hierbij om inzage, rectificatie, verwijdering, beperking, bezwaar tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang en intrekken van toestemming.
Besteed ook aandacht aan marketing en cookies. Als u nieuwsbrieven verstuurt, leg de opt-in uit en hoe men zich kan afmelden. Gebruikt u tracking of analysetools, verwijs dan naar uw cookiestatement en licht toe wanneer toestemming nodig is.
Het opstellen van een privacyverklaring vraagt dus om de nodige kennis en zorgvuldigheid. Wilt u een privacyverklaring die echt past bij uw onderneming en voldoet aan de AVG? Bleijerveld Juridisch advies helpt u daar graag bij. Wij stellen een privacyverklaring altijd voor een vaste prijs op. We bieden bovendien een snelle service, er is geen beperking op het aantal feedbackrondes en we leggen alles net zo lang uit, totdat u alles begrijpt.
