Het gebruiken van de algemene voorwaarden
Heeft u (nieuwe) algemene voorwaarden laten opstellen? Om ongewenste situaties
zoveel mogelijk te voorkomen is het hebben van algemene voorwaarden belangrijk. Echter indien u een algemene voorwaarde heeft is het ook wettelijk vereist dat u deze op de juiste manier van toepassing verklaart. Het is van belang om deze transparant en duidelijk aan te bieden aan uw klanten en zakelijke partners. U dient er bijvoorbeeld voor te zorgen dat de klant, voor het sluiten van een onderlinge overeenkomst, de mogelijkheid heeft gehad om de algemene voorwaarden te bekijken en te bewaren. In de praktijk ziet u veel verschillende manieren van van toepassing verklaren voorbijkomen: er wordt verwezen naar de website, ze worden met de factuur meegestuurd, et cetera.
Hoe moet u de algemene voorwaarden gebruiken?
Maar wat is nu de juiste manier voor u of uw bedrijf? Afhankelijk van de manier waarop u zaken doet, adviseren wij u het volgende:
Plaatsing op je website
Zorg ervoor dat uw algemene voorwaarden gemakkelijk te vinden zijn op uw website. Plaats een duidelijke link naar de voorwaarden in de voettekst of het hoofdmenu van uw site, zodat bezoekers er direct toegang toe hebben. Plaats het document op een specifiek voor de algemene voorwaarden aangemaakte webpagina. Via deze link vindt u een uitleg (voor uw webbouwer) over hoe de algemene voorwaarden geplaatst dienen te worden.
Offerte per mail
Indien u offertes per mail verstuurt adviseren wij u de algemene voorwaarden bij te voegen als pdf-bestand en de volgende zin in uw mail en offerte op te nemen: ‘Op al onze leveringen zijn onze algemene voorwaarden van toepassing, welke zijn bijgevoegd. Door het verstrekken van de opdracht verklaart u de algemene voorwaarden te hebben ontvangen, de inhoud ervan te kennen en hiermee akkoord te zijn.’ Als de klant vervolgens opdracht geeft, is hij ook akkoord met de algemene voorwaarden.
Webshop
Wij adviseren u een opt-in te laten maken voor het afrekenen, dat men kan aanvinken met de tekst: ‘Ik verklaar kennis te hebben genomen van en akkoord te zijn met de van toepassing verklaarde algemene voorwaarden’. Het dient aanvullend wel een link te bevatten naar een pagina waar de algemene voorwaarden staan vermeld en kunnen worden gedownload en dus opgeslagen. Verder is het aan te raden om de algemene voorwaarden nogmaals als een pdf bestand bij de bevestigingsmail mee te sturen. Zo kunt u later ook beter bewijzen dat de klant ze heeft ontvangen.
Fysieke verkoop
Bij fysieke verkoop adviseren wij u om een opdrachtformulier/verkoopformulier te maken waarop staat wat de klant heeft gekocht en dat hij dat kan ondertekenen. Aan dit orderformulier dienen de algemene voorwaarden te worden gehecht en ook te worden ondertekend/geparafeerd. Bij de ondertekening moet de zin worden opgenomen: ‘Op al onze overeenkomsten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing, welke zijn bijgevoegd. Door het verstrekken van de opdracht verklaart u de algemene voorwaarden te hebben ontvangen, de inhoud ervan te kennen en hiermee akkoord te zijn.’ Zorg ervoor dat u zelf altijd een getekende versie van de order houdt als bewijs. Eventueel kunt u de klant tweemaal een order met algemene voorwaarden laten tekenen. In dat geval hebben zij gelijk het betaalbewijs. Verder is het aan te raden om naderhand ook nog een e-mail te sturen naar de klant met de orderbevestiging en de algemene voorwaarden waarbij je vermeld dat de klant deze reeds heeft ontvangen, kunnen lezen en akkoord bevonden.
Telefonisch
Wij adviseren u tijdens het telefonische gesprek op de algemene voorwaarden te wijzen en daarna de klant een mail te sturen, waarbij u de algemene voorwaarden en de overeenkomst bijvoegt en om een extra bevestiging verzoekt. Dit kan bijvoorbeeld door de klant erop te wijzen dat wanneer reactie uitblijft de overeenkomst, waarop de algemene voorwaarden van toepassing zijn, bindend is. Verwijs tevens naar de algemene voorwaarden en dat deze op alle leveringen van toepassing zijn.
Herhaaldelijke verkopen / toepassing
Indien u vaker aan dezelfde klant verkoopt, is het aan te raden om toch telkens de algemene voorwaarden mee te sturen en van toepassing te verklaren. Bij consumenten is dit altijd noodzakelijk. Bij professionele contractspartijen kunt u na de eerste keer zaken en opsturen van de algemene voorwaarden doen volstaan met de zin: ‘Op al onze overeenkomsten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing. Deze zijn u reeds verstrekt en kunnen op verzoek nogmaals worden toegezonden.’
Op de factuur
Wij adviseren tot slot altijd om de algemene voorwaarden extra te benoemen op iedere factuur: ‘Op al onze overeenkomsten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing. Deze zijn u reeds verstrekt en kunnen op verzoek nogmaals worden toegezonden.’ Let wel op, het enkel verwijzen naar de algemene voorwaarden op de factuur is niet voldoende. U stuurt de factuur immers pas als de overeenkomst al is gesloten, in de regel bent u dan te laat. Vermeld de algemene voorwaarden dus altijd eerst op één van de bovenstaande manieren, voordat u de overeenkomst heeft gesloten en zodanig dat de klant een kopie heeft ontvangen en het een en ander door u te bewijzen is.
Hulp nodig bij het plaatsen?
Wij adviseren om uw algemene voorwaarden op de juiste manier op uw website te plaatsen. Vraag uw webbouwer een aparte pagina en (menu) link aan te maken. Indien u een WordPress site heeft en gebruik maakt van Elementor dan kunt ook zelf de algemene voorwaarden plaatsen. Download het stappenplan via de onderstaande knop of bekijk onze video.
